Événements en EHPAD : Le guide pour créer (et Optimiser) des moments mémorables
- Webolder
- 10 nov.
- 4 min de lecture
Une maison de retraite, c’est avant tout un espace de vie où les résidents doivent se sentir chez eux. Pour transformer le quotidien et créer des moments mémorables, rien de mieux que d’organiser des événements qui rassemblent, réjouissent et ouvrent l'établissement aux proches.
Cet article vous propose des idées concrètes et, surtout, des astuces pour les optimiser.
Au sommaire :
Quelles fêtes et événements organiser pour ravir vos résidents ?
Les incontournables : Noël et Pâques
Nous doutons qu'il soit utile de vous le rappeler, mais dans un pays tel que la France, les fêtes dont la plupart des résidents rêvent de revivre, c'est bien Noël et Pâques.
Mais pour organiser cela et pour que ce soit une réussite à leurs yeux, voici quelques idées :
Imaginez que des bénévoles se déguisent en Père Noël ou en lapin de Pâques.
Organisez une distribution dans les chambres de pain d'épice ou de chocolats.
Prévoyez un goûter en extérieur, avec du vin chaud et des crêpes (sans oublier les bonnets et les couvertures !).
Faites venir des musiciens ou une chorale pour animer ces moments en musique.
Proposez un repas festif, ouvert aux familles, avec une bûche de Noël en dessert, par exemple.
Élaborez une carte de vin locale pour l'occasion.
Et bien sûr, décorez les couloirs, la façade et les pièces de votre établissement.
Vous l’aurez compris : les fêtes, ça se fête !
Créer la surprise : Pensez à Halloween
D’autres événements peuvent aussi être organisés. C’est le cas d’Halloween.
Des animations peuvent être mises en place, comme la confection de citrouilles.
Des histoires peuvent être racontées, ou même simplement des échanges sur les souvenirs qu'ont les résidents de cette fête.
Après ces petites animations, pourquoi pas proposer le jour même aux familles de venir ? Prévoyez un repas spécial, plein de couleurs et de légumes, et des cocktails d’Halloween que vos équipes se feront un plaisir de confectionner et de servir.
L'événement signature : La kermesse annuelle
Par expérience, nous avons remarqué que les kermesses annuelles sont très appréciées.
Organiser une grande fête par an, sur un thème (ou non), crée l'attente. Prévoyez un orchestre, un chanteur, un spectacle, ou encore une tombola pour inciter les gens à se présenter.
Pensez aussi à la restauration, aux boissons, aux jeux pour les enfants, à des couloirs décorés de photos souvenir de l’établissement, ou à des bénévoles proposant divers stands (livres, pâtisseries…).
L’idée, c’est que chaque année, les personnes reviennent et que les résidents n’attendent qu’une chose : cette date. Vous devez en faire une tradition dans votre établissement.
Comment optimiser vos événements (Sans exploser le budget) ?
Maintenant, évoquons comment optimiser ces événements pour avoir la meilleure logistique, la meilleure restauration et la meilleure musique, qui feront de ces moments un véritable plaisir pour tous ceux qui y assisteront.
Optimisation des coûts : Faites levier sur vos fournisseurs
Créer un événement comme une kermesse peut vite s'avérer très coûteux. Mais s’il est bien optimisé, vous pourriez organiser quelque chose à moindre coût.
Toute l’année, vous travaillez avec des fournisseurs : soin, restauration, lingerie, nettoyage, ou même les artisans qui gèrent vos travaux. Tous ces partenaires sont des alliés potentiels, et voici comment les solliciter :
Proposez-leur d'offrir des lots pour la tombola ou de participer financièrement à leur achat. Vous pourriez ainsi faire gagner une télé ou un smartphone, attirant plus de monde. En échange de leur aide, communiquez sur eux, affichez-les comme partenaires officiels de votre événement sur vos invitations ou vos affiches.
Demandez à votre fournisseur de boissons ou d'aliments s’il peut vous mettre à disposition des décorations, des verres réutilisables ou du matériel de présentation (mange-debout, etc.) dans le thème choisi.
Invitez un artisan local à animer un stand (gâteaux, objets artisanaux…). Il y gagnera en visibilité et vous, vous proposerez plus de diversité à vos visiteurs.
Optimisation logistique : L'anticipation est la clé
Que ce soit pour la kermesse, un repas de Noël ou autre, il faut être organisé : définir des deadlines, répartir les rôles, etc.
Mais le point le plus crucial, c’est de connaître le nombre de personnes qui seront présentes pour gérer les stocks, les repas et le personnel.
Pour un repas, nous vous conseillons de permettre aux familles de s'inscrire ou de réserver leur table avec leur proche, et ce, longtemps à l'avance.
Pour une kermesse, il est tout aussi intéressant de connaître le nombre de participants, même approximatif, pour anticiper les flux.
C'est d'ailleurs une fonctionnalité que nous intégrons régulièrement pour nos clients. Un simple module sur votre site web peut permettre aux familles de réserver ou de signaler leur présence via leur espace famille sécurisé. Cela vous fait gagner un temps précieux en administration et vous donne une visibilité parfaite.
De l'idée à l'action : Webolder vous accompagne
Tout ne peut malheureusement pas être dit dans cet article, car les possibilités sont immenses et chaque projet se fait au cas par cas.
Organiser un événement mémorable tout en maîtrisant la logistique et les coûts demande de bons outils. Si vous souhaitez être accompagnés pour digitaliser vos inscriptions, mettre en place un espace famille efficace ou simplement dynamiser la communication de votre établissement, nous sommes là pour ça.
